#15 Meine Key Learnings als Teilzeit-Führungskraft

Das Standard-Problem von Teilzeit-Führungskräften: Zu viel Arbeit, zu wenig Zeit

Viele Teilzeit-Führungskraft stehen immer wieder vor dem gleichen Problem: Zu viel Arbeit, zu wenig Zeit.

Dieses Problem zu lösen, ist eines der Kernthemen beim Thema Führen in Teilzeit, wenn du das auf Dauer erfolgreich machen willst. Dann musst du einen Weg finden, deinen Workload so zu strukturieren, dass es einfach realistisch in deiner Arbeitszeit machbar ist.

Denn was in der Regel erstmal passiert, ist, dass wir versuchen schneller zu arbeiten, weniger Pausen machen und versuchen uns noch besser zu organisieren und zu strukturieren.

Das ist hilfreich und wichtig, aber damit wirst Du das Problem nicht lösen! Siehe hierzu den Artikel zur Effizienzfalle.

Ich weiß, dass du mit Effizienzsteigerung wunderbar auskommst – wenn du beispielsweise von 40 auf 35 Stunden reduzierst und nicht schon vorher alles auf Kante genäht war. In den meisten Jobs ist noch irgendwo Luft drin und ich kann Dinge vielleicht anders machen, mich ein Stück weit besser organisieren. Aber wenn du um die 30 Stunden arbeitest, dann wird das in der Regel nicht ausreichen!

Und deshalb bin ich davon überzeugt:  Erfolgreich Führen in Teilzeit ist mehr ist als nur effizienter als andere zu sein!

Und worum es stattdessen geht, darum geht es jetzt… 

Meine Erfahrungen mit verschiedenen Führungsstilen

Wer mir schon ein bisschen länger zuhört, der weiß, dass ich selber von beiden Seiten Erfahrung mit Führung gesammelt habe – sowohl als Mitarbeiterin als auch als Führungskraft.

In den zehn Jahren, in denen ich als Mitarbeiterin in einem mittelständischen Medienunternehmen gearbeitet habe, habe ich verschiedenste Führungskräfte kennengelernt.

Da war wirklich alles dabei – von Command & Control bis zu Laissez Faire. Und jeder dieser Führungsstile hatte ganz unterschiedliche Auswirkungen auf mich und auf das Team.

Für mich persönlich habe ich gemerkt, mit einer sehr kontrollierten Struktur geht’s mir nicht gut. Da bin ich nicht der Typ dafür und ich fühle mich schnell eingeschränkt und eingeengt.

Gleichzeitig fehlt mir das, was ich eigentlich brauche: Jemanden, der mir hilft zu wachsen. Der mir dann wirklich weiterhilft, wenn ich Hilfe brauche, mich aber nicht bevormundet, wenn ich eigentlich klarkomme.

Auf der anderen Seite habe ich aber auch erlebt, wie sie es sich anfühlt, wenn sich die Führungskraft relativ wenig kümmert. Auch wenn sie fachlich gut ist, aber die das Team einfach so laufen lässt.

Für mich ist es ganz okay, ich komme damit ziemlich gut klar, aber für die Teams die ich erlebt habe, war das auch nicht optimal.

Wenn unterschwellige Konflikte im Team nicht durch die Führungskraft moderiert und bearbeitet werden, ist das nicht gut für den Teamgeist und den Zusammenhalt.

Und das war sicherlich einer der Gründe, dass in mir mit der Zeit der Wunsch gewachsen ist, selber in eine Führungsposition zu gehen. Ich bin ein optimistischer Mensch und dachte mir, „hey, das muss doch irgendwie anders gehen“!

Mein Einstieg als Teilzeit-Führungskraft

Das Angebot für den ersten Job als Führungskraft kam dann leider zum denkbar schlechtesten Zeitpunkt – ich war gerade mit meiner ersten Tochter schwanger.

Ich kann mich noch gut an das Gespräch mit meinem Chef erinnern. Ich habe ihm gesagt, dass ich das Angebot gerne annehmen würde, jetzt aber erstmal ein Kind bekomme. Und er wollte nur wissen, wann ich dann anfangen kann. Ende der Geschichte! Nach sieben Monaten Elternzeit bin ich also mit 30 Stunden in den neuen Job eingestiegen.

Ich habe hohe Erwartungen an mich gehabt. Ganz unabhängig von den Erwartungen anderer. Die Führungskräfte um mich herum hatten waren fachlich super informiert, inhaltlich sehr kompetent und haben auch sehr stark mit gesteuert. Sie waren eben meist in dem Bereich Führungskraft geworden, in dem sie vorher als Fachexperte gearbeitet hatten.

Und dann komme ich als Quereinsteigerin in ein Team mit einer sehr großen Themen-Bandbreite… Von vielen der Themen hatte ich, bist du dem Tag meines Starts, noch nie was gehört und dann noch die 30 Stunden… Da habe ich ziemlich schnell gemerkt, ich muss das irgendwie anders machen!

Die andere Führungskräfte wussten meist sehr genau, was in ihren Bereichen passiert und haben in manchen Themen auch sehr stark inhaltlich mitgearbeitet. Es wurde eher durch Anwesenheit und Kontrolle geführt. Und bei Beidem wusste ich, dass ich da nicht mithalten kann.

Deshalb habe ich mich sehr schnell dafür entschieden, einen anderen Weg zu gehen.

Ich habe meinem Team damals zu Beginn gesagt, dass sie die Fachexperten seien und ich auf sie vertraue. Mein Job sei es, vor allem dafür zu sorgen, dass sie gut arbeiten können. Wenn es Probleme gäbe, erwartete ich, dass der Mitarbeitende zu mir kommt und wir einen gemeinsamen Weg finden.

Das war die Haltung, mit der ich gestartet bin. Das kam mehr aus dem Bauch, als aus dem Verstand. Ich hatte niemanden, den ich fragen konnte und habe das so gemacht, wie ich gedacht habe, dass das irgendwie funktionieren kann. Ich habe versucht Kontrolle durch einen Vertrauensvorschuss zu ersetzen.

Gleichzeitig habe ich für klare Strukturen gesorgt, in denen jede:r weiß, was zu tun ist, was seine Aufgaben sowie sein Entscheidungsbereich sind und auch was die anderem im Team tun.

Ich habe auch versucht, klar in meiner Kommunikation und in den Erwartungen zu sein. Ich habe nie versucht zu verheimlichen, dass ich kein Fachexperte in vielen der Themen war, sondern, dass ich eine andere Rolle habe. Die meisten Mitarbeiter kamen damit sehr gut zurecht und diese Klarheit war natürlich auch in Richtung meines Chefs sehr wichtig.

Schon nach kurzer Zeit habe ich  positive Effekte aufs Team bemerkt  – die meisten Mitarbeiter:innen waren motiviert und zufrieden. Ich konnte neue Stellen schnell besetzten und die Leistung hat auch gestimmt.

Und das hatte nicht nur ich bemerkt, sondern auch mein Umfeld. Das hat mich auch dazu bewegt, mich mehr mit der Frage zu beschäftigen, wie Teilzeit-Führung gelingt und war der Einstieg zu dem, was ich heute tue.

Meine Erfahrungen mit Führung in Teilzeit

Wenn ich meine Erfahrung mit Führung in Teilzeit mit dem was ich heute über Führung und über Teilzeitarbeit weiß zusammenbringe, dann kann ich Folgendes mit dir teilen.

„Es ist wichtiger das Richtige zu tun, als die Dinge richtig zu tun“ – Peter Drucker

Dieses Zitat von Peter Drucker trifft den Nagel auf den Kopf. Es beschreibt sehr gut die Strategie mit der erfolgreiche Teilzeitführung gelingt.

Ich glaube viele Teilzeit-Führungskräfte wissen nicht, wo ihnen der Kopf steht. Das Postfach quillt über, der Kalender ist voll und ständig kommen neue Anfragen dazu.

Die erste Reaktion, die viele von uns auf sowas zeigen ist, ist an der Effizienz zu schrauben und sich noch besser zu organisieren.

Meine Erkenntnis ist leider, dass dies nur bedingt hilft. Vor allem, weil die meisten Teilzeit-Führungskräfte ihre Arbeitsweise bereits stark optimiert haben.

Was wirklich hilfreich ist, ist Inne zu halten und erstmal einen Blick von außen auf die Situation zu werfen, um dann einen neuen Ansatz zu finden. Also erstmal das Tempo rauszunehmen, als noch weiter zu beschleunigen.

Um zum Zitat von Peter Drucker zurückzukommen. Das Richtige zu tun heißt,  an der persönlichen Effektivität zu arbeiten:

• Wie werden Prioritäten gesetzt?
• Worauf wird der Fokus gelegt?
• Mit welchen Aufgaben und in welcher Rolle bin ich eigentlich für das Team und für das Unternehmen wirklich wirksam?
• Was ich wirklich sinnvoll und welche Tätigkeiten bringen eigentlich nicht so viel?

Folgende drei Schritte können dir helfen, diesen Weg zu gehen.

1.      Fokussiere dich auf deine Stärken

Bei der Frage nach dem Fokus, stellt sich die Folge-Frage: Worauf soll ich mich denn eigentlich fokussieren? Mein dringender Rat ist: Fokussiere dich auf deine Stärken!

Bei den eigenen Stärken herrscht häufig so eine Ungläubigkeit. Wir nehmen das, was uns leicht fällt, als selbstverständlich an und denken daher, dass es nichts wert ist für die Organisation – aber das stimmt nicht. Wenn du den Fokus auf deine Stärken setzt, bringst du das Unternehmen und dein Team am ehesten weiter!

Aber wie findest du deine Stärken heraus?

Wenn du selber vielleicht nicht so gut weißt, welches die Dinge sind, die du gut kannst, dann sprich mit anderen! Mit deinem Team, mit vertrauten Mitarbeiter:innen oder Menschen, die dich im beruflichen Kontext kennen. Frage sie, was sie glauben worin du besonders gut bist und was ihm oder ihr besonders an deiner Arbeit wichtig ist.

2.      Lerne Nein zu sagen

Wenn du deine Stärken kennst, dann ist der nächste Schritt Nein zu sagen sagen.

Nein sagen zu Dingen, die dir schwerfallen und die niemandem etwas bringen. Dinge, die es dir im Endeffekt schwer machen, in deiner Rolle wirksam zu werden.

Gerade Frauen haben damit häufig ein Problem, weil sie einen Glaubenssatz mit sich rumtragen „Ich muss es allen recht machen“. Und wenn ich es allen recht machen will, dann ist es total schwer Nein zu sagen.

Ein Nein ist aber immer auch ein Ja zu dir selbst!

Das zu verinnerlichen, kann dir dabei helfen, besser Nein sagen zu können. Und zu verstehen, dass du dir damit erst ermöglichst, die wirklich wichtigen Dinge zu tun.

Ich habe an mir selbst oft erlebt, dass ich zwar nicht explizit Nein gesagt habe, aber trotzdem die Erwartungen nicht mehr erfüllen könnte. Dann habe ich die Aufgabe auf nächste Woche oder übernächste Woche verschoben, wohlwissend, dass ich es nicht schaffen werde.

Ein ehrliches Neun ist dann für beide Seiten die viel bessere Lösung! Auf diesen Nein kann auch das Gegenüber aufbauen und einen anderen Weg suchen oder ihr besprecht gemeinsam, wie es weitergehen kann.

Und klar, kannst du jetzt nicht zu deinem Chef gehen und zu allem Nein sagen. Aber wenn du weiß, was die Dinge sind, die du realistisch in meiner Arbeitszeit schaffen kannst und was davon besonders wichtig ist, dann ist das eine gute Basis um in ein gemeinsames Gespräch zu gehen und Prioritäten zu setzten.

So kannst du einen Weg finden, Prioritäten setzen und Aufgaben ggf. an andere abgeben. Und dich bei manchen Themen auch ehrlich fragen, wie wichtig sie wirklich sind. Und vielleicht auch mal beobachten was passiert, wenn manche Dinge nicht mehr gemacht werden.

So ein Erwartungsabgleich und Aushandeln miteinander ist unglaublich wertvoll für alle Beteiligten – Voraussetzung ist, dass du dir über dich und deine Ziele im Klaren bist.

3.      Vertraue auf dein Team

Ich bin fest davon überzeugt, dass Führung in Teilzeit immer eine gemeinsame Leistung eines Teams ist. Dazu darfst du deinem Team einen Vertrauensvorschuss entgegenbringen.

Vertraue darauf, dass das Team kompetent mit der Situation umgehen wirst, wenn du es tust. Traue deinen Mitarbeiter:innen zu, dich in der Lösungsentwicklung zu unterstützen, um so für das Team gute Lösungen zu finden.

Denn du bist nicht allein! 

Hier sind ein offenes Gespräch und ein offener Austausch das richtige Mittel, um gemeinsam auszuhandeln wie es gehen kann.

Mache deutlich, was du realistisch in deiner Arbeitszeit schaffst. Klärt, was dem Team besonders wichtig ist, was sie von dir wirklich brauchen und wie ihr mit Themen umgeht, die du nicht erledigen kannst. Übernimmt das jemand aus dem Team oder welche andere Optionen seht ihr?

So kannst du eine Lösung entwickeln, die allen Beteiligten soweit möglich gerecht wird und schlussendlich auch vom Team mitgetragen wird.